Quelles données sont collectées et à quoi servent-elles ?
Pour profiter de nos services, vous devez nous communiquer certaines données incontournables telles que votre nom, votre adresse postale, votre date et département de naissance, votre numéro de téléphone, votre email, vos coordonnées bancaires et votre SIREN.
Le traitement de vos communications nécessite par ailleurs le traitement de données techniques liées à nos réseaux.
La collecte et le traitement de ces informations sont indispensables pour :
› La conclusion et la gestion de votre contrat : le traitement de vos commandes (notamment le traitement de votre cahier des charges), le suivi de vos demandes (la modification de votre abonnement, vos achats, vos actions de support ou vos réclamations), la gestion de vos factures ou de votre vie client.
› L’analyse de la qualité de notre service : la supervision et le déploiement de notre solution d’agenda partagé, service de prise de rendez-vous en ligne Docteur rendez-vous, la gestion des incidents, le suivi de l’efficacité du traitement de vos demandes au service client. Il se peut également que nous ayant collecté des données que vous avez fournies lors du remplissage d’un de nos formulaires d’avant-vente sur notre site commercial.
Nous réalisons également en interne des analyses de votre activité et de votre facturation afin de voir quelles options pourraient vous permettre d’améliorer votre relation client tout en maîtrisant le coût de votre solution globale Agendapro
Cela nous permet de vous proposer une option ou des options dont nous pensons qu’elle peut/peuvent vous intéresser. Côté navigation internet enfin nous pouvons enregistrer certaines de vos traces de navigation via des cookies afin d’analyser l’utilisation globale de nos sites et d’améliorer leur performance (Temps de chargement des pages).
Comment nous déterminons la durée de conservation de vos données ?
Nous déterminons les durées de conservation de vos données et de celles des patients en fonction des dispositions légales applicabless.
Par défaut vos données personnelles sont contractuellement conservées durant toute la durée de notre collaboration puis jusqu’à trois mois après la résiliation afin de vous permettre de continuer à interagir avec nos services.
Les données de facturation sont conservées sans limite de temps pendant et après la fin de notre collaboration à toutes fins comptables.
Les données relatives à vos clients/patients (coordonnées, rendez-vous, messages échangés avec le secrétariat ou votre cabinet médical) sont conservées sans limite de temps pendant notre collaboration et dans un maximum de 3 mois après la fin de notre collaboration afin de vous permettre de les recouvrer au travers des fonctions d’export mises à disposition.
Une option de service disponible dans la rubrique OPTION du compte de vos clients leur permet cependant de modifier les règles de conservation des données patientes selon vos préférences. Votre engagement de respect de la RGPD est ainsi sanctuarisé.
Ce que nous ne ferons jamais avec vos données
Nous ne collectons en aucun cas des données qui ne présentent pas un intérêt pour la gestion de votre accueil téléphonique et agenda.
› Nous ne traitons pas à des fins commerciales les données de vos clients et des clients ou patients de vos clients ou partenaires.
› Nous ne communiquons pas à des tiers personnes physiques non collaborateurs de la société ou morales non fournisseurs de service les données collectées dans le cadre de notre relation contractuelle afin de tenir notre engagement impérieux et imprescriptible de SECRET PROFESSIONNEL. Seuls nos fournisseurs de structure Telecom (opérateurs notamment) ou d’hébergement peuvent avoir accès aux journaux d’appels et numéros des correspondants de part la nature de notre relation commerciale mais n’ont en aucun cas accès aux données contenues dans les applications internes fournies par Accueilpro de la même manière que votre opérateur telecom peut avoir par exemple accès à votre journal d’appel de téléphone portable mais du contenu de vos messages et conversations.
Sécurité de vos données
Nous attachons une grande importance à conserver vos données dans des conditions assurant leur intégrité et leur confidentialité.
Nous stockons (ou confions le stockage à un prestataire de confiance) vos données dans l’Union Européenne pour gérer votre contrat, vos services et/ou vous proposer nos offres.
Dans l’hypothèse où un tiers non autorisé aurait accès à vos données, nous vous en informerions et en aviserions également la Commission Nationale Informatique et Libertés
Vos droits et vos choix sur vos données
Vous disposez de plusieurs droits sur les données vous concernant :
› Vous pouvez choisir, à tout moment et gratuitement, de faire usage de votre droit d’opposition à certains traitements. Vous avez un droit d’accès à vos données qui vous permet de prendre connaissance des données personnelles dont nous disposons sur vous:
› Vous avez un droit de rectification de vos données qui vous permet de nous demander de modifier ces données lorsqu’elles sont inexactes.
› Vous disposez d’un droit à l’oubli qui vous permet de demander la suppression de vos données personnelles si elles ne sont pas nécessaires à la fourniture du service.
› Vous avez un droit à la limitation du traitement lorsque vous estimez que les données vous concernant ne sont pas exactes ou lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit. Dans ce cas, nous conservons les données le temps de votre demande, sans en faire un autre usage que celui pour lequel vous nous avez demandé de les conserver.
› Vous avez un droit à la portabilité des données : vous pouvez récupérer l’ensemble des données que vous nous avez remises pour vous fournir le service, dans un format standard et opérable et nous demander de les transmettre à un autre responsable de traitement. Vous pouvez par ailleurs nous faire part de vos souhaits relatifs à la conservation, l’effacement et la communication de vos données à un tiers à votre décès.
› Enfin, si vous estimez que le traitement de vos données a été effectué en violation de la réglementation applicable, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés.
Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant à notre Département Support Qualité en charge de la Protection des Données. Ce dernier vous apportera une réponse dans un délai maximum de un mois, sauf circonstances justifiant une prolongation de ce délai de deux mois (au regard de la complexité et du nombre de demandes). Pour assurer la confidentialité de vos données, nous nous réservons le droit de vous demander de nous fournir des justificatifs d’identité nous permettant de nous assurer de votre identité.
Délégué à la protection des données
ITup Keep en sa qualité de responsable de traitement, a désigné un département en charge de la fonction « Délégué à la Protection des Données ». Celui-ci peut être contacté par email à support@docrdv.fr ou directement via le formulaire contact de ce site.